Prognoze nisu ništa novo, ali moram istaći da ih većina hotela ne koristi, a zaista bi trebali. To je nevjerovatno koristan alat koji doslovno vrijedi zlata. Uz to rečeno, ne teži mnogo, ali kada ga jednom počnete koristiti, postaje nezamjenjiv alat koji morate imati svakog mjeseca, a njegov uticaj i važnost obično dobijaju na težini i zamahu u posljednjih nekoliko mjeseci u godini. Poput zapleta u dobroj misteriji, može uzeti nagli obrat i dovesti do neočekivanog završetka.
Za početak, moramo definirati kako izrađujemo kontinuiranu prognozu i istaknuti najbolje prakse u njenom kreiranju. Zatim, želimo razumjeti kako komuniciramo njene nalaze i na kraju želimo vidjeti kako je možemo koristiti za promjenu finansijskog smjera, što nam još jednom daje priliku da ostvarimo svoje brojke.
Na početku mora postojati budžet. Bez budžeta ne možemo imati kontinuiranu prognozu. Detaljan 12-mjesečni hotelski budžet koji sastavljaju menadžeri odjela, konsoliduje ga finansijski lider, a odobravaju brend i vlasnik. To svakako zvuči jednostavno i lako, ali je sve samo ne lako. Pročitajte blog sa strane o tome zašto je potrebno toliko "prokleto dugo" za kreiranje budžeta ovdje.
Nakon što odobrimo budžet, on je trajno fiksiran i više se ne dozvoljavaju nikakve promjene. Ostaje isti zauvijek, gotovo kao vunasti mamut iz davno zaboravljenog ledenog doba, nikada se neće promijeniti. To je uloga koju igra pomična prognoza. Kada uđemo u novu godinu ili vrlo kasno u decembru, ovisno o rasporedu vašeg brenda, radit ćete prognozu za januar, februar i mart.
Osnova za 30-, 60- i 90-dnevnu prognozu je svakako budžet, ali sada mnogo jasnije vidimo situaciju pred sobom nego što smo je vidjeli kada smo pisali budžet, recimo, u augustu/septembru. Sada vidimo raspored, tempo, grupe, a zadatak je da što bolje prognoziramo svaki mjesec, a da pritom budžet koristimo kao osnovu za poređenje. Također, koristimo iste mjesece iz prošle godine kao smislenu osnovu za poređenje.
Evo primjera kako koristimo pomičnu prognozu. Recimo da smo u budžetu planirali REVPAR u januaru od 150 dolara, u februaru od 140 dolara i u martu od 165 dolara. Najnovija prognoza pokazuje da se donekle približavamo, ali da zaostajemo. REVPAR u januaru od 130 dolara, u februaru od 125 dolara i u martu od 170 dolara. Mješovita situacija u poređenju s budžetom, ali očigledno zaostajemo u tempu i slika prihoda nije sjajna. Dakle, šta ćemo sada?
Sada se okrećemo i fokus igre se prebacuje sa prihoda na Republikansku stranku. Šta možemo učiniti da ublažimo bilo kakav gubitak profita u prvom kvartalu s obzirom na naše predviđeno smanjenje prihoda u odnosu na budžet? Šta možemo odgoditi, odgoditi, smanjiti, eliminisati u našem poslovanju kada su u pitanju plate i troškovi u prvom kvartalu, što će nam pomoći da smanjimo gubitak bez ubijanja pacijenta? Taj posljednji dio je ključan. Moramo detaljno znati šta možemo baciti s broda koji tone, a da nam ne eksplodira u lice.
To je slika koju želimo stvoriti i kojom želimo upravljati. Kako možemo što više održati stvari pod kontrolom u pogledu konačnog rezultata, čak i kada se prihodi ne materijalizuju onako kako smo planirali u budžetu? Mjesec po mjesec pratimo i prilagođavamo našu potrošnju koliko god je to moguće. U ovom scenariju, samo želimo izaći iz prvog kvartala s većinom kože i dalje na sebi. To je pokretna prognoza u akciji.
Svakog mjeseca ažurirali smo sliku za sljedećih 30, 60 i 90 dana, a istovremeno smo dopunjavali i „stvarne mjesece“ kako bismo imali sve širi pogled preko horizonta do krajnjeg cilja – budžeta Republikanske stranke za kraj godine.
Koristimo aprilsku prognozu kao sljedeći primjer. Sada imamo stvarne podatke za januar, februar i mart! Sada vidim podatke za početak godine zaključno sa martom i vidimo da zaostajemo u prihodima i GOP-u za budžetom, plus najnoviju prognozu za naredna 3 mjeseca i konačno budžetirane brojke za posljednjih 6 mjeseci. Sve vrijeme pratim cilj - kraj godine. Prognoza za april i maj je jaka, ali juni je slab, a ljeto je još uvijek previše daleko da bismo se previše uzbuđivali. Uzimam svoje najnovije prognozirane brojke za april i maj i vidim gdje mogu nadoknaditi neke slabosti iz prvog kvartala. Također se fokusiram na juni, šta možemo ugasiti i kako bismo mogli pravilno obimno rasporediti kako bismo prošli kroz prvu polovinu godine na nivou ili vrlo blizu budžetiranog GOP-a.
Svaki mjesec aktualiziramo novi mjesec i pišemo našu prognozu. Ovo je proces koji pratimo tokom cijele godine.
Koristimo septembarsku prognozu kao sljedeći primjer. Sada imam rezultate od početka godine za august i slika za septembar je solidna, ali oktobar, a posebno novembar, znatno zaostaju, posebno s grupnim tempom. Ovdje želim okupiti trupe. Naš cilj da Republikanska stranka ispuni budžet od 31. augusta je izuzetno blizu. Ne želim izgubiti ovu utakmicu u posljednja 4 mjeseca u godini. Ulažem sve napore sa svojim prodajnim i timom za upravljanje prihodima. Moramo plasirati posebne ponude na tržište kako bismo nadoknadili slabu grupnu sliku. Moramo osigurati da je naš kratkoročni fokus usmjeren na cilj. Šta možemo učiniti da maksimiziramo prihode i minimiziramo troškove?
Nije to raketna nauka, ali je bitno kako upravljamo budžetom. Koristimo pomične prognoze kako bismo bili što bliže planiranom budžetu Republikanske stranke za kraj godine. Kada smo bili u zaostatku, udvostručili smo upravljanje troškovima i ideje za prihode. Kada smo bili ispred, fokusirali smo se na maksimiziranje protoka.
Svaki mjesec, sve do decembarske prognoze, izvodimo isti ples s našom prognozom i budžetom. To je način na koji efikasno upravljamo. I usput, nikada ne odustajemo. Nekoliko loših mjeseci svakako znači da je pred nama odličan mjesec. Uvijek sam govorio: „Upravljanje budžetom je kao igranje bejzbola.“
Očekujte nadolazeći članak pod nazivom „Dim i ogledala“ o tome kako nedovoljno obećati, a previše ostvariti godišnje rezultate i istovremeno napuniti svoje ormare.
U Hotel Financial Coach-u pomažem hotelskim liderima i timovima kroz koučing finansijskog liderstva, webinare i radionice. Učenje i primjena potrebnih vještina finansijskog liderstva je brz put do većeg uspjeha u karijeri i povećanog ličnog prosperiteta. Značajno poboljšavam individualne i timske rezultate uz dokazan povrat ulaganja.
Nazovite ili pišite danas i dogovorite besplatnu diskusiju o tome kako možete stvoriti finansijski angažovan tim rukovodilaca u svom hotelu.
Vrijeme objave: 13. septembar 2024.
